بایگانی تخصصی

معرفی بایگانی‌ مدارك پزشكی كلینیك‌های  تخصصی

بایگانی مدارك پزشكی تخصصی با هدف ارائه خدمات مطلوب به مراجعین محترم با یك سیستم كارآمد برای حفظ و نگهداری پرونده‌ها و قابلیت دسترسی سریع و آسان در كمترین زمان ممكن با حفظ اصول محرمانگی و حقوق بیمار جهت اطمینان خاطر به بیماران از نظر ادامه روند سیر مراقبت و درمان ابزار ارتباطی مهم بین پزشكان و دیگر كاركنانی كه در امر درمان سهیم هستند ارائه خدمت می‌نماید.

 

اهداف :

١- افزایش رضایتمندی مراجعین ازطریق عملكرد دقیق و مناسب ضمن حفظ كرامت واحترام به منزلت ایشان.

2-افزایش كیفیت مراقبت و درمان بیمار از طریق مدیریت جامع بر ثبت، نگهداری و قابل دسترسی سریع و آسان اطلاعات بهداشتی و درمانی.

 

شرح وظایف و سطح خدمات

1- پذیرش روزانه كلیه بیماران مراجعه كننده به بخش:

- كنترل دفترچه بیمه فرد

- كنترل حق استفاده از خدمات درمانی

-كنترل اوراق پرونده و اضافه نمودن برگه های لازم و درج نام و نام خانوادگی و شماره پرونده بر روی تمامی اوراق

- بررسی غیبت های بیمار

- ثبت پرونده در دفتر خروج پرونده به تفكیك واحد ارسالی

- استفاده از كارت خروج پرونده در فایل مربوطه

- راهنمایی بیمار به اتاق و یا واحد مربوطه

 

2- ارائه پرونده به واحدهای داخلی بخش كه نیاز به پرونده بیمار دارند:

- واحد تعیین وقت (‌هرگونه تعیین نوبت و یا تغییر آن در واحد دندانپزشكی با پرونده بیمار صورت می پذیرد )‌

- مسؤلین بخش جهت جوابگویی به سوالات و یا راهنمائیهای مراجعین

- مشاوره های پزشكی

 

3- تهیه و تنظیم لیست های بیماران با وقت قبلی جهت شیفت بعد

- اخذ لیست های مربوطه از واحد تعیین وقت

- بیرون آوردن كلیه پرونده های نوبت داده شده و مرتب نمودن بر اساس هر پزشك بطور جداگاه

- كنترل و چك كردن تمامی پرونده ها از جهت داشتن مجوز حق استفاده ، غیبت و اوراق لازم

- ثبت كلیه پرونده ها در دفتر خروج بتفكیك پزشك

- پی گیری پرونده هایی كه در فایل نیستند

- ارسال پرونده ها  به واحدهای مربوطه در اول هر شیفت ( صبح ها ساعت 8 و عصرها ساعت 30/13)

 

4- اقدام نامه های اداری

- راكد كردن نامه هایی كه به هر دلیل دیگر حق استفاده ندارند ( فوت ، ازدواج ، اخراج و . . . )

- ثبت مدت زمانی كه حق استفاده ندارند بر روی جلد پرونده های افرادیكه به  مرخصی بدون حقوق می روند.

- بایگانی نامه های مذكور در سمت چپ پرونده مربوطه

  

5- بایگانی برگه های جواب آزمایش بیماران در داخل پرونده .

6- پیگیری پرونده های مفقودی بصورت روزانه .

7- پیگیری پرونده های موقت .

8- تشكیل 60 جلد پرونده خام بصورت روزانه .

9- جمع آوری و فایل كلیه پرونده های ارائه شده در پایان هر شیفت كاری ( صبح ها ساعت  12الی 12:30 و  عصرها  17:30 الی 18:30 ).

10- مرتب نمودن پرونده های پزشكی بر اساس استانداردموجود.

11- كنترل اوراق پرونده های رسیده به بایگانی از نظركمی و كیفی.

12- كنترل شماره پرونده های داده شده به بیماران.

13- پی گیری پرونده های نقص دار به منظور تكمیل آنها.

14- پیگیری مشكلات مربوط به ثبت اطلاعات هویتی پرونده ها از طریق واحدهای مرتبط و ارائه گزارش به مسئول مافوق.

15- بررسی اقلام مورد نیاز و پیگیری از طریق مسئول مافوق.

16- پاسخگویی به مشكلات و راهنمایی مراجعین در ارتباط با واحد.

17- حضور به موقع (طبق ساعت مقرر در برنامه) در محل کار خود.

18- رعایت یونیفرم مصوب.

19- پیگیری مسئولیت های واگذار شده تا حصول نتایج.

20- رعایت سلسله مراتب اداری.

21- رعایت اصول اخلاقی.

22- رعایت وضعیت ظاهری  بر اساس الگوی سازمانی.

23- برقراری ارتباط صحیح  با همکاران

24- كسب مهارت ‌های رایانه‌ای لازم مرتبط با شغل خود.

25-  شرکت در كلاس‌های آموزشی جهت ارتقاء سطح آگاهی و عملکرد خود.

26- انجام سایر اموری که در حدود وظایف ومسئولیتهای تعیین شده از جانب مسؤل مافوق ارجاع گردد.

 

ساعات کار

شنبه تا چهارشنبه از ساعت 8 صبح لغایت 19 عصر 

پنج‌شنبه‌ها از ساعت 8 لغایت 12

 

محل استقرار واحد

ساختمان  شماره 2 مركز بهداشت و درمان صدا و سیما(کوچه ترابنده)- طبقه همكف

 

شماره تماس

مستقیم  : 85502282

داخلی : 282

 

نکات لازم هنگام مراجعه به بخش بایگانی‌ تخصصی

1- تشكیل پرونده فقط با ارائه دفترچه بیمه سازمان دارای اعتبار و با حضور بیمار امكان‌پذیر می‌باشد.

2- ارائه شماره تلفن همراه و ثابت برای درج در پرونده الزامی است.

3- ارائه پرونده فقط با ارائه دفترچه بیمه سازمان دارای اعتبار مقدور می‌باشد.