واحدمدارک پزشکی

بخش مدارک پزشکی مرکز بهداشت و درمان صدا و سیما

 

معرفی

ادراه مدارك پزشكی مركز بهداشت و درمان در راستای سیاست‌های جاری مركز با مدیریت بر اسناد و مدارك پزشكی، هماهنگی و برنامه‌ریزی جهت تعیین نوبت بیماران، كنترل و نظارت برثبت دقیق و به هنگام اطلاعات در سیستم‌های نرم‌افزاری،  جمع‌آوری آمار و اطلاعات واحد درمان و گزارش‌دهی آن به مراجع ذی‌صلاح را به عهده دارد.

 

شرح وظایف و سطح خدمات

1- افزایش رضایتمندی مراجعین ازطریق عملكرد دقیق و مناسب ضمن حفظ كرامت و احترام به منزلت ایشان.

2- مدیریت زمان جهت افزایش رفاه و رضایتمندی بیماران.

3- اساس برنامه ریزی و اطمینان جهت ادامه مراقبت از بیمار.

4- ابزار ارتباطی بین پزشكان و دیگر كار كنانی كه در امر مراقبت از بیمار سهیم می باشند.

5- ارائه آمار و اطلاعات دقیق و مناسب از عملكرد بخش درمان جهت كمك به امر تصمیم‌ گیری و برنامه‌ ریزی.

 

واحد‌های زیر مجموعه

1- بایگانی تخصصی

2- بایگانی دندانپزشكی

3- واحد آمار

 

معرفی بایگانی‌ كلینیك‌های  تخصصی

بایگانی مدارك پزشكی تخصصی با هدف ارائه خدمات مطلوب به مراجعین محترم با یك سیستم كارآمد برای حفظ و نگهداری پرونده‌ها و قابلیت دسترسی سریع و آسان در كمترین زمان ممكن با حفظ اصول محرمانگی و حقوق بیمار جهت اطمینان خاطر به بیماران از نظر ادامه روند سیر مراقبت و درمان ابزار ارتباطی مهم بین پزشكان و دیگر كاركنانی كه در امر درمان سهیم هستند ارائه خدمت می‌نماید.

 

اهداف :

١- افزایش رضایتمندی مراجعین ازطریق عملكرد دقیق و مناسب ضمن حفظ كرامت واحترام به منزلت ایشان.

2-افزایش كیفیت مراقبت و درمان بیمار از طریق مدیریت جامع بر ثبت، نگهداری و قابل دسترسی سریع و آسان اطلاعات بهداشتی و درمانی.

 

شرح وظایف و سطح خدمات

1- پذیرش روزانه كلیه بیماران مراجعه كننده به بخش:

- كنترل دفترچه بیمه فرد

- كنترل حق استفاده از خدمات درمانی

-كنترل اوراق پرونده و اضافه نمودن برگه های لازم و درج نام و نام خانوادگی و شماره پرونده بر روی تمامی اوراق

- بررسی غیبت های بیمار

- ثبت پرونده در دفتر خروج پرونده به تفكیك واحد ارسالی

- استفاده از كارت خروج پرونده در فایل مربوطه

- راهنمایی بیمار به اتاق و یا واحد مربوطه

 

2- ارائه پرونده به واحدهای داخلی بخش كه نیاز به پرونده بیمار دارند:

- واحد تعیین وقت (‌هرگونه تعیین نوبت و یا تغییر آن در واحد دندانپزشكی با پرونده بیمار صورت می پذیرد )‌

- مسؤلین بخش جهت جوابگویی به سوالات و یا راهنمائیهای مراجعین

- مشاوره های پزشكی

 

3- تهیه و تنظیم لیست های بیماران با وقت قبلی جهت شیفت بعد

- اخذ لیست های مربوطه از واحد تعیین وقت

- بیرون آوردن كلیه پرونده های نوبت داده شده و مرتب نمودن بر اساس هر پزشك بطور جداگاه

- كنترل و چك كردن تمامی پرونده ها از جهت داشتن مجوز حق استفاده ، غیبت و اوراق لازم

- ثبت كلیه پرونده ها در دفتر خروج بتفكیك پزشك

- پی گیری پرونده هایی كه در فایل نیستند

- ارسال پرونده ها  به واحدهای مربوطه در اول هر شیفت ( صبح ها ساعت 8 و عصرها ساعت 30/13)

 

4- اقدام نامه های اداری

- راكد كردن نامه هایی كه به هر دلیل دیگر حق استفاده ندارند ( فوت ، ازدواج ، اخراج و . . . )

- ثبت مدت زمانی كه حق استفاده ندارند بر روی جلد پرونده های افرادیكه به  مرخصی بدون حقوق می روند.

- بایگانی نامه های مذكور در سمت چپ پرونده مربوطه

  

5- بایگانی برگه های جواب آزمایش بیماران در داخل پرونده .

6- پیگیری پرونده های مفقودی بصورت روزانه .

7- پیگیری پرونده های موقت .

8- تشكیل 60 جلد پرونده خام بصورت روزانه .

9- جمع آوری و فایل كلیه پرونده های ارائه شده در پایان هر شیفت كاری ( صبح ها ساعت  12الی 12:30 و  عصرها  17:30 الی 18:30 ).

10- مرتب نمودن پرونده های پزشكی بر اساس استانداردموجود.

11- كنترل اوراق پرونده های رسیده به بایگانی از نظركمی و كیفی.

12- كنترل شماره پرونده های داده شده به بیماران.

13- پی گیری پرونده های نقص دار به منظور تكمیل آنها.

14- پیگیری مشكلات مربوط به ثبت اطلاعات هویتی پرونده ها از طریق واحدهای مرتبط و ارائه گزارش به مسئول مافوق.

15- بررسی اقلام مورد نیاز و پیگیری از طریق مسئول مافوق.

16- پاسخگویی به مشكلات و راهنمایی مراجعین در ارتباط با واحد.

17- حضور به موقع (طبق ساعت مقرر در برنامه) در محل کار خود.

18- رعایت یونیفرم مصوب.

19- پیگیری مسئولیت های واگذار شده تا حصول نتایج.

20- رعایت سلسله مراتب اداری.

21- رعایت اصول اخلاقی.

22- رعایت وضعیت ظاهری  بر اساس الگوی سازمانی.

23- برقراری ارتباط صحیح  با همکاران

24- كسب مهارت ‌های رایانه‌ای لازم مرتبط با شغل خود.

25-  شرکت در كلاس‌های آموزشی جهت ارتقاء سطح آگاهی و عملکرد خود.

26- انجام سایر اموری که در حدود وظایف ومسئولیتهای تعیین شده از جانب مسؤل مافوق ارجاع گردد.

 

ساعات کار

شنبه تا چهارشنبه از ساعت 8 صبح لغایت 19 عصر 

پنج‌شنبه‌ها از ساعت 8 لغایت 12

 

محل استقرار واحد

ساختمان  شماره 2 مركز بهداشت و درمان صدا و سیما(کوچه ترابنده)- طبقه همكف

 

شماره تماس

مستقیم  : 85502282

داخلی : 282

 

نکات لازم هنگام مراجعه به بخش بایگانی‌ تخصصی

1- تشكیل پرونده فقط با ارائه دفترچه بیمه سازمان دارای اعتبار و با حضور بیمار امكان‌پذیر می‌باشد.

2- ارائه شماره تلفن همراه و ثابت برای درج در پرونده الزامی است.

3- ارائه پرونده فقط با ارائه دفترچه بیمه سازمان دارای اعتبار مقدور می‌باشد.

 

معرفی بایگانی‌ دندانپزشكی

بایگانی دندانپزشكی با هدف ارائه خدمات مطلوب به مراجعین محترم با یك سیستم كارآمد برای حفظ و نگهداری پرونده‌ها و قابلیت دسترسی سریع و آسان در كمترین زمان ممكن با حفظ اصول محرمانگی و حقوق بیمار جهت اطمینان خاطر به بیماران از نظر ادامه روند سیر مراقبت و درمان ابزار ارتباطی مهم بین پزشكان و دیگر كاركنانی كه در امر درمان سهیم هستند ارائه خدمت می‌نماید.

 

اهداف :

١- افزایش رضایتمندی مراجعین ازطریق عملكرد دقیق و مناسب ضمن حفظ كرامت واحترام به منزلت ایشان.

2-افزایش كیفیت مراقبت و درمان بیمار از طریق مدیریت جامع بر ثبت، نگهداری و قابل دسترسی سریع و آسان اطلاعات بهداشتی و درمانی.

 

شرح وظایف و سطح خدمات

1- پذیرش روزانه كلیه بیماران مراجعه كننده به بخش جهت تشخیص ، تعین وقت و . . .

- كنترل دفترچه بیمه فرد

- كنترل حق استفاده از خدمات درمانی

- كنترل اوراق پرونده و اضافه نمودن برگه های لازم و درج نام و نام خانوادگی و شماره پرونده بر روی تمامی اوراق

- بررسی غیبت های بیمار

- ثبت پرونده در دفتر خروج پرونده به تفكیك واحد ارسالی

- استفاده از كارت خروج پرونده در فایل مربوطه

- ثبت بیمار در كامپیوتر

- راهنمایی بیمار به اتاق و یا واحد مربوطه

 

2- پذیرش بیماران مجوزی

الف : پذیرش جدید :

2- 1 : پذیرش بر اساس مجوز مربوطه

2- 2 : تشكیل پرونده موقت دندانپزشكی

2-3  : اخذ اطلاعات هویتی طبق فرم پذیرش

2-4  : ثبت اطلاعات در كامپیوتر

2-5  : اختصاص شماره پرونده پزشكی

2-6  : راهنمایی بیمار به منشی بخش و  واحد تشخیص

 

ب : بیماران قبلی :

2- 7  : كنترل مجوز مربوطه

2- 8  : كنترل پرداخت های قبلی و بدهی بیمار

2-9   : بررسی  غیبت های بیمار

2-10 : ثبت پرونده در دفتر خروج پرونده به تفكیك واحد ارسالی

2-11 : راهنمایی بیمار به واحد مربوطه

 

3- تهیه و تنظیم لیست های بیماران با وقت قبلی جهت شیفت بعد

- اخذ لیست های مربوطه از واحد تعیین وقت

- بیرون آوردن كلیه پرونده های نوبت داده شده و مرتب نمودن بر اساس هر پزشك بطور جداگاه

- كنترل و چك كردن تمامی پرونده ها از جهت داشتن مجوز حق استفاده ، غیبت و اوراق لازم

- ثبت كلیه پرونده ها در دفتر خروج بتفكیك پزشك

- پی گیری پرونده هایی كه در فایل نیستند

- ارسال پرونده ها  به واحدهای مربوطه در اول هر شیفت ( صبح ها ساعت 8 و عصرها ساعت 13:30)

 

4- ارائه پرونده به واحدهای داخلی بخش كه نیاز به پرونده بیمار دارند

- واحد تعیین وقت (‌هرگونه تعیین نوبت و یا تغییر آن در واحد دندانپزشكی با پرونده بیمار صورت می پذیرد )‌

- مسؤلین بخش جهت جوابگویی به سوالات و یا راهنمائیهای مراجعین

- واحد پروتز جهت چك لیست های لابراتوار

- مشاوره های دندانپزشكی

- تشخیص

- شورای دندانپزشكی  

 

5 - ارائه پرونده جهت تایید نسخ بیمارانی كه خارج مركز بهداشت و درمان اقدام دندانپزشكی انجام داده اند

الف : درمانگاههای طرف قرارداد با مركز :

- اخذ لیست های درمانگاهها از سوپروایزر بخش

- كلیه لیست ها با پرونده ها چك میشوند و نوع اقدام یا اقدامات انجام شده در برگ تایید نسخه داخل پرونده ثبت میگردد

 

ب : غیر طرف قرار داد :

- ارائه پرونده بصورت روزانه به مسؤل بخش جهت  بیمارانیكه در مراكز و مطب های غیر طرف قرار داد با مركز كار انجام داده اند و برای دریافت هزینه به بخش مراجعه میكنند اقدامات آنها با پرونده چك شده و در صورت تایید نوع اقدامات در برگ تایید نسخه ثبت میگردد .

 

6- ارائه پرونده جهت ثبت اقدامات انجام شده در واحد فوریت های جام جم

- اخذ لیست های انجام كار پزشكان مستقر در واحد فوریت ها در پایان هر ماه

- ارائه پرونده های فوق به مسؤل بخش جهت ثبت اقدامات انجام شده در پرونده

 

7- اقدام نامه های اداری

- راكد كردن نامه هایی كه به هر دلیل دیگر حق استفاده ندارند ( فوت ، ازدواج ، اخراج و . . . )

- ثبت مدت زمانی كه حق استفاده ندارند بر روی جلد پرونده های افرادیكه به  مرخصی بدون حقوق می روند

- بایگانی نامه های مذكور در سمت چپ پرونده مربوطه

  

8- بایگانی قبض های بیماران مجوزی یك نسخه در پرونده بیمار و یك نسخه در زونكن مربوطه.

9- بایگانی برگه های تایید نسخه بیمارانی كه پرونده دندانپزشكی ندارند در زونكن های مربوطه بترتیب شماره كارمندی

10- بایگانی برگه های جواب آزمایش بیماران در داخل پرونده.

11- هماهنگی با تعیین وقت برای پرونده های غیبتی.

12- پیگیری پرونده های مفقودی بصورت روزانه.

13- پیگیری پرونده های موقت.

14- تشكیل 60 جلد پرونده خام بصورت روزانه.

15- جمع آوری و فایل كلیه پرونده های ارائه شده در پایان هر شیفت كاری ( صبح ها ساعت  12الی 12:30 و  عصرها  17:30 الی 18:30 ) 

16- مرتب نمودن پرونده های پزشكی بر اساس استانداردموجود.

17- كنترل اوراق پرونده های رسیده به بایگانی از نظركمی و كیفی.

18-كنترل شماره پرونده های داده شده به بیماران.

19- پی گیری پرونده های نقص دار به منظور تكمیل آنها.

20- پیگیری مشكلات مربوط به ثبت اطلاعات هویتی پرونده ها از طریق واحدهای مرتبط و ارائه گزارش به مسئول مافوق.

21- بررسی اقلام مورد نیاز و پیگیری از طریق مسئول مافوق .

22- پاسخگویی به مشكلات و راهنمایی مراجعین در ارتباط با واحد.

23- حضور به موقع (طبق ساعت مقرر در برنامه) در محل کار خود.

24- رعایت یونیفرم مصوب.

25- پیگیری مسئولیت های واگذار شده تا حصول نتایج.

26- رعایت سلسله مراتب اداری.

27-  رعایت اصول اخلاقی.

28- رعایت وضعیت ظاهری  بر اساس الگوی سازمانی.

29- برقراری ارتباط صحیح  با همکاران

30- كسب مهارت ‌های رایانه‌ای لازم مرتبط با شغل خود.

31- شرکت در كلاس‌های آموزشی جهت ارتقاء سطح آگاهی و عملکرد خود.

32- انجام سایر اموری که در حدود وظایف ومسئولیتهای تعیین شده از جانب مسؤل مافوق ارجاع گردد.

 

ساعات کار

شنبه تا چهارشنبه از ساعت 8 صبح لغایت 19 عصر 

پنج‌شنبه‌ها از ساعت 8 لغایت 12

 

محل استقرار واحد

ساختمان  شماره 1 مركز بهداشت و درمان صدا و سیما(کوچه نعمتی)- طبقه اول

 

شماره تماس

مستقیم: 85502154

داخلی : 154

 

نکات لازم هنگام مراجعه به بخش بایگانی‌ دندانپزشکی

1- تشكیل پرونده فقط با ارائه دفترچه بیمه سازمان دارای اعتبار و با حضور بیمار امكان‌پذیر می‌باشد.

2- ارائه شماره تلفن همراه و ثابت برای درج در پرونده الزامی است.

3- ارائه پرونده فقط با ارائه دفترچه بیمه سازمان دارای اعتبار مقدور می‌باشد.

 

 

معرفی واحد آمار

واحد آمار مركز بهداشت و درمان با مسؤلیت جمع‌آوری داده‌ها،‌ كنترل و نظارت بر صحت اطلاعات و تحلیل شاخص‌های بخش درمان را با توجه به نیازهای درون سازمانی و برون سازمانی به عهده دارد.

 

هدف: ارتقاء كیفیت در نظام ثبت و شاخص‌گیری و تحلیل داده‌های آمار جهت بهینه سازی برنامه‌های مدیران در نظام سلامت بیمار.

 

شرح وظایف و سطح خدمات

1- كنترل و نظارت بر ثبت صحیح اطلاعات كلینیك‌های تخصصی و دندانپزشكی

2- جمع‌آوری و تهیه آمارهای كلینیكی و پاراكلینیكی بصورت ماهانه

3- تهیه آمار و شاخص‌های بخش درمان بصورت سه ماهه،  شش ماهه و سالیانه.

4- تهیه آمارها بصورت مقایسه‌ای در مقاطع زمانی مختلف.

5- پاسخگویی به درخواست‌ها در زمینه آماری و ارائه به مسؤل مافوق

6- تهیه و ارائه آمارهای مورد نیاز درون سازمانی و برون سازمانی

 

ساعات کار

شنبه تا چهارشنبه از ساعت 8 صبح لغایت 19 عصر 

پنج‌شنبه‌ها از ساعت 8 لغایت 12

 

محل استقرار واحد

ساختمان شماره 2 مركز بهداشت و درمان صدا و سیما(کوچه ترابنده)- طبقه اول

 

شماره تماس

مستقیم  : 85502297

داخلی : 297