بایگانی دندانپزشکی

معرفی بایگانی‌ دندانپزشكی

بایگانی دندانپزشكی با هدف ارائه خدمات مطلوب به مراجعین محترم با یك سیستم كارآمد برای حفظ و نگهداری پرونده‌ها و قابلیت دسترسی سریع و آسان در كمترین زمان ممكن با حفظ اصول محرمانگی و حقوق بیمار جهت اطمینان خاطر به بیماران از نظر ادامه روند سیر مراقبت و درمان ابزار ارتباطی مهم بین پزشكان و دیگر كاركنانی كه در امر درمان سهیم هستند ارائه خدمت می‌نماید.

 

اهداف :

١- افزایش رضایتمندی مراجعین ازطریق عملكرد دقیق و مناسب ضمن حفظ كرامت واحترام به منزلت ایشان.

2-افزایش كیفیت مراقبت و درمان بیمار از طریق مدیریت جامع بر ثبت، نگهداری و قابل دسترسی سریع و آسان اطلاعات بهداشتی و درمانی.

 

شرح وظایف و سطح خدمات

1- پذیرش روزانه كلیه بیماران مراجعه كننده به بخش جهت تشخیص ، تعین وقت و . . .

- كنترل دفترچه بیمه فرد

- كنترل حق استفاده از خدمات درمانی

- كنترل اوراق پرونده و اضافه نمودن برگه های لازم و درج نام و نام خانوادگی و شماره پرونده بر روی تمامی اوراق

- بررسی غیبت های بیمار

- ثبت پرونده در دفتر خروج پرونده به تفكیك واحد ارسالی

- استفاده از كارت خروج پرونده در فایل مربوطه

- ثبت بیمار در كامپیوتر

- راهنمایی بیمار به اتاق و یا واحد مربوطه

 

2- پذیرش بیماران مجوزی

الف : پذیرش جدید :

2- 1 : پذیرش بر اساس مجوز مربوطه

2- 2 : تشكیل پرونده موقت دندانپزشكی

2-3  : اخذ اطلاعات هویتی طبق فرم پذیرش

2-4  : ثبت اطلاعات در كامپیوتر

2-5  : اختصاص شماره پرونده پزشكی

2-6  : راهنمایی بیمار به منشی بخش و  واحد تشخیص

 

ب : بیماران قبلی :

2- 7  : كنترل مجوز مربوطه

2- 8  : كنترل پرداخت های قبلی و بدهی بیمار

2-9   : بررسی  غیبت های بیمار

2-10 : ثبت پرونده در دفتر خروج پرونده به تفكیك واحد ارسالی

2-11 : راهنمایی بیمار به واحد مربوطه

 

3- تهیه و تنظیم لیست های بیماران با وقت قبلی جهت شیفت بعد

- اخذ لیست های مربوطه از واحد تعیین وقت

- بیرون آوردن كلیه پرونده های نوبت داده شده و مرتب نمودن بر اساس هر پزشك بطور جداگاه

- كنترل و چك كردن تمامی پرونده ها از جهت داشتن مجوز حق استفاده ، غیبت و اوراق لازم

- ثبت كلیه پرونده ها در دفتر خروج بتفكیك پزشك

- پی گیری پرونده هایی كه در فایل نیستند

- ارسال پرونده ها  به واحدهای مربوطه در اول هر شیفت ( صبح ها ساعت 8 و عصرها ساعت 13:30)

 

4- ارائه پرونده به واحدهای داخلی بخش كه نیاز به پرونده بیمار دارند

- واحد تعیین وقت (‌هرگونه تعیین نوبت و یا تغییر آن در واحد دندانپزشكی با پرونده بیمار صورت می پذیرد )‌

- مسؤلین بخش جهت جوابگویی به سوالات و یا راهنمائیهای مراجعین

- واحد پروتز جهت چك لیست های لابراتوار

- مشاوره های دندانپزشكی

- تشخیص

- شورای دندانپزشكی  

 

5 - ارائه پرونده جهت تایید نسخ بیمارانی كه خارج مركز بهداشت و درمان اقدام دندانپزشكی انجام داده اند

الف : درمانگاههای طرف قرارداد با مركز :

- اخذ لیست های درمانگاهها از سوپروایزر بخش

- كلیه لیست ها با پرونده ها چك میشوند و نوع اقدام یا اقدامات انجام شده در برگ تایید نسخه داخل پرونده ثبت میگردد

 

ب : غیر طرف قرار داد :

- ارائه پرونده بصورت روزانه به مسؤل بخش جهت  بیمارانیكه در مراكز و مطب های غیر طرف قرار داد با مركز كار انجام داده اند و برای دریافت هزینه به بخش مراجعه میكنند اقدامات آنها با پرونده چك شده و در صورت تایید نوع اقدامات در برگ تایید نسخه ثبت میگردد .

 

6- ارائه پرونده جهت ثبت اقدامات انجام شده در واحد فوریت های جام جم

- اخذ لیست های انجام كار پزشكان مستقر در واحد فوریت ها در پایان هر ماه

- ارائه پرونده های فوق به مسؤل بخش جهت ثبت اقدامات انجام شده در پرونده

 

7- اقدام نامه های اداری

- راكد كردن نامه هایی كه به هر دلیل دیگر حق استفاده ندارند ( فوت ، ازدواج ، اخراج و . . . )

- ثبت مدت زمانی كه حق استفاده ندارند بر روی جلد پرونده های افرادیكه به  مرخصی بدون حقوق می روند

- بایگانی نامه های مذكور در سمت چپ پرونده مربوطه

  

8- بایگانی قبض های بیماران مجوزی یك نسخه در پرونده بیمار و یك نسخه در زونكن مربوطه.

9- بایگانی برگه های تایید نسخه بیمارانی كه پرونده دندانپزشكی ندارند در زونكن های مربوطه بترتیب شماره كارمندی

10- بایگانی برگه های جواب آزمایش بیماران در داخل پرونده.

11- هماهنگی با تعیین وقت برای پرونده های غیبتی.

12- پیگیری پرونده های مفقودی بصورت روزانه.

13- پیگیری پرونده های موقت.

14- تشكیل 60 جلد پرونده خام بصورت روزانه.

15- جمع آوری و فایل كلیه پرونده های ارائه شده در پایان هر شیفت كاری ( صبح ها ساعت  12الی 12:30 و  عصرها  17:30 الی 18:30 ) 

16- مرتب نمودن پرونده های پزشكی بر اساس استانداردموجود.

17- كنترل اوراق پرونده های رسیده به بایگانی از نظركمی و كیفی.

18-كنترل شماره پرونده های داده شده به بیماران.

19- پی گیری پرونده های نقص دار به منظور تكمیل آنها.

20- پیگیری مشكلات مربوط به ثبت اطلاعات هویتی پرونده ها از طریق واحدهای مرتبط و ارائه گزارش به مسئول مافوق.

21- بررسی اقلام مورد نیاز و پیگیری از طریق مسئول مافوق .

22- پاسخگویی به مشكلات و راهنمایی مراجعین در ارتباط با واحد.

23- حضور به موقع (طبق ساعت مقرر در برنامه) در محل کار خود.

24- رعایت یونیفرم مصوب.

25- پیگیری مسئولیت های واگذار شده تا حصول نتایج.

26- رعایت سلسله مراتب اداری.

27-  رعایت اصول اخلاقی.

28- رعایت وضعیت ظاهری  بر اساس الگوی سازمانی.

29- برقراری ارتباط صحیح  با همکاران

30- كسب مهارت ‌های رایانه‌ای لازم مرتبط با شغل خود.

31- شرکت در كلاس‌های آموزشی جهت ارتقاء سطح آگاهی و عملکرد خود.

32- انجام سایر اموری که در حدود وظایف ومسئولیتهای تعیین شده از جانب مسؤل مافوق ارجاع گردد.

 

ساعات کار

شنبه تا چهارشنبه از ساعت 8 صبح لغایت 19 عصر 

پنج‌شنبه‌ها از ساعت 8 لغایت 12

 

محل استقرار واحد

ساختمان  شماره 1 مركز بهداشت و درمان صدا و سیما(کوچه نعمتی)- طبقه اول

 

شماره تماس

مستقیم: 85502154

داخلی : 154

 

نکات لازم هنگام مراجعه به بخش بایگانی‌ دندانپزشکی

1- تشكیل پرونده فقط با ارائه دفترچه بیمه سازمان دارای اعتبار و با حضور بیمار امكان‌پذیر می‌باشد.

2- ارائه شماره تلفن همراه و ثابت برای درج در پرونده الزامی است.

3- ارائه پرونده فقط با ارائه دفترچه بیمه سازمان دارای اعتبار مقدور می‌باشد.